Giai đoạn chuẩn bị và thực hiện khi thuê văn phòng mới gồm những gì?

Name: Giai đoạn chuẩn bị và thực hiện khi thuê văn phòng mới gồm những gì?
Brand: Giai đoạn chuẩn bị và thực hiện khi thuê văn phòng mới gồm những gì?
Rating: 5 (1 reviews)

Thứ tư, 11:56 Ngày 13/06/2018

Khi thành lập công ty, việc thuê văn phòng đại diện cho công ty rất quan trọng. Bài viết dưới đây, Saigon Office sẽ chia sẻ kinh nghiệm nhằm giúp những người chưa có kinh nghiệm trong việc thuê hay chuyển văn phòng có được cái nhìn tổng quan hơn về các công việc cần làm trong quá trình chuyển văn phòng.

KHi thuê một văn phòng mới, bạn cần phải biết cách dọn dẹp nhằm di chuyển hợp lý

Các bước trong giai đoạn chuẩn bị thuê văn phòng chuyên nghiệp

1 - Xác lập các yêu cầu thuê văn phòng:

Để xác lập các yêu cầu này bạn cần dựa trên những mục đích sử dụng, ngân sách và cả kế hoạch kinh doanh trong hiện tại và tương lai của công ty mình. Thông thường, yêu cầu thuê sẽ gồm các tiêu chí dưới đây:

Vị trí, diện tích, ngân sách, giá và thời gian thuê.
Hệ thống giao thông, bãi đỗ xe, mức độ hoàn thiện của tòa nhà cùng các hệ thống thông tin liên lạc, thang máy, chất lượng dịch vụ hay hệ thống điều hòa, PCCC,...
Các vấn đề liên quan đến việc khởi công thiết kế nội thất văn phòng, thời gian bắt đầu hoạt động tại địa điểm mới,...
Các yếu tố khác như phong thủy, tiện ích khu vực xung quanh, uy tín của chủ đầu tư,...

2 - Lên danh sách chi tiết và dự kiến chi phi cho các công việc cần thực hiện:

Các vấn đề liên quan đến hồ sơ xin giấy phép kinh doanh
Thay đổi địa chỉ trên mọi giấy tờ, hồ sơ liên quan
Thiết kế và trang trí nội thất văn phòng
Sắp xếp, bổ sung hoặc thay thế đồ nội thất, trang thiết bị, công vụ trong văn phòng
Di chuyển điện thoại, internet,...

3 - Lập các nhóm công tác, và đừng quên phân công nhiệm vụ chi tiết, rõ ràng đến từng bộ phận (việc này rất cần thiết với các công ty lớn có nhiều nhân viên, diện tích thuê rộng).

4 - Tìm hiểu và lựa chọn đối tác cung cấp dịch vụ thuê văn phòng chuyên nghiệp để được nhận tư vấn, trợ giúp (dịch vụ này miễn phí cho người đi thuê)

5. Tìm kiếm và lập danh sách những nhà thầu thiết kế, thi công văn phòng chuyên nghiệp. Họ sẽ giúp bạn khai toán chi phí làm nội thất cũng như tư vấn thiết kế không gian sao cho phù hợp nhất với những nhu cầu của bạn.

Cần sắp xếp gọn gàng đồ đạc và giấy tờ cá nhân vào thùng giấy

Các bước trong giai đoạn thực hiện thuê văn phòng

Lên danh sách những tòa nhà cho thuê văn phòng phù hợp nhất với yêu cầu của doanh nghiệp bạn.
Khảo sát và thảo luận trực tiếp với chủ tòa nhà nhằm lấy thông tin để phân tích, so sánh và lựa chọn tòa nhà tối ưu nhất để thương lượng.
Đàm phán kỹ lưỡng trước khi ký kết thư mời thuê (offer to lease), hợp đồng thuê văn phòng.
Đàm phán và ký kết thư mời thuê (offer to lease), hợp đồng thuê văn phòng.
Lên ý tưởng thiết kế bố trí không gian làm việc trước khi ký thư mời thuê hoặc hợp đồng thuê văn phòng để đánh giá lại sự phù hợp với nhu cầu sử dụng của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
Làm các công việc liên quan đến thủ tục kết thúc hợp đồng thuê văn phòng hiện tại.
Đàm phán và ký kết các hợp đồng với nhà thầu thiết kế và thi công nội thất
Cử người trực tiếp giám sát quá trình thi công nội thất.
Sửa đổi địa chỉ doanh nghiệp trên toàn bộ các biểu mẫu, giấy tờ, website, v.v...
Mua sắm, bổ sung hay thay thế đồ nội thất, trang thiết bị, công cụ trong văn phòng, v.v...
Thông báo cho đối tác, khách hàng về kế hoạch di chuyển và địa chỉ mới.
Di chuyển điện thoại, fax, internet.
Sửa đổi giấy phép đăng ký kinh doanh (nếu cần).
Phê duyệt chính thức sơ đồ vị trí cho từng bộ phận, nhân viên.
Di chuyển sang văn phòng mới.
Hoàn trả mặt bằng và thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ.

Xem xét và đọc rõ giấy tờ hợp đồng, hồ sơ trước khi thuê văn phòng

Với các thông tin trên, Saigon Office mong muốn giúp bạn có cái nhìn tổng quát hơn về các bước chuẩn bị thuê văn phòng cho công ty của mình. Chúc bạn thành công! Bạn cũng có thể cập nhật thêm nhiều chia sẻ khác về kinh nghiệm đi thuê văn phòng tại đây.

Saigon Office cho thuê văn phòng tòa nhà TPHCM

GIỚI THIỆU VỀ SAIGON OFFICE - CHUYÊN GIA CHO THUÊ VĂN PHÒNG TẠI TPHCM

Saigon Office là đối tác với hơn 1,000 tòa nhà khắp 19 quận của thành phố nhằm đa dạng hóa lựa chọn cho mỗi khách hàng. Trong suốt quá trình hoạt động, Saigon Office cũng được nhiều đối tác là chủ đầu tư các chuỗi cao ốc văn phòng tại các quận, doanh nghiệp trong và ngoài nước như LEAN Group, Regus Group đánh giá cao về chất lượng dịch vụ cho thuê văn phòng tại TPHCM.

Với những nỗ lực không ngừng nghỉ của mình, ngày 5/12/2020, Saigon Office được vinh dự nhận Giải thưởng Top 10 Thương hiệu mạnh ASEAN. Chương trình do Trung tâm Nghiên cứu Phát triển Doanh nghiệp châu Á phối hợp với các tổ chức quốc tế, giám sát chất lượng bởi Hiệp hội Thông tin Công nghiệp châu Á - AIPA, Câu lạc bộ Doanh nhân Việt Nam, được tổ chức thường niên nhằm mục đích tôn vinh các thương hiệu uy tín, hàng đầu Việt Nam.